Suche gutes Dokumentenmanagementsystem

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Suche gutes Dokumentenmanagementsystem

Beitragvon Starvirus » Di 09 Aug, 2016 09:17

Hallo!

Da ich endlich mit der Zettelwirtschaft abfahren will und soviel wie möglich ablegen will hat sich bei mir ein Dokumentensystem angeboten. Die Sache ist nur diese wer kennt ein Gutes?

Was soll es können?
- Plattformunabhängig sprich für Windows und Mac
- OCR Unterstützung um später die Dokumente,Rechnungen usw. durchsuchen zu können
- Ablage wenn möglich als Datei bevorzugt PDF um eine spätere Inkompatiblität zu vermeiden. Eine Datenbank wäre hier etwas kontraproduktiv.

Ich habe ein paar schon gefunden nur meistens sind die sehr spärlich mit den Funktionen und kompliziert oder sie sind einfach zu Übertrieben mit Prozessmanagement, Zugriffsstruktur usw.

Im Grunde sollte es schlicht sein und eventuell noch Office Add in kompatibel sein.
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Re: Suche gutes Dokumentenmanagementsystem

Beitragvon kabufzk » Di 09 Aug, 2016 13:11

Hallo!

Das ist in der tat eine knifflige Frage, mit der ich mich auch laaange beschäftigt habe (für beruflichen und privaten Gebrauch). Das Problem ist, dass brauchbare Lösungen voll von Features sind, die ich nicht benötige (z.B. Workflows) und Unsummen kosten. Meist gibt es garkeine Testversionen und Preise erfährt man auch erst, nachdem man mit dem Vertrieb Kontakt aufnimmt (am besten hinsetzen bevor man den Preis hört). Von der Lizenzstruktur will ich garnicht sprechen ... Es ist also sehr schwer sich vorab ein Bild zu machen, hier herrscht viel Geheimniskrämerei.

Im Endeffekt bin ich hier gelandet: ecoDMS

* Client/Server basiert
* Server läuft auf Windows oder Linux (bei mir z.B. auf Debian) mit einer PostgreSQL-Datenbank
* Clients fĂĽr Windows, Linux, Mac, Android und iOS
* Lizenz pro Arbeitsplatz kostet z.Z. EUR 49 (unbegrenzt gültig, enthält unentgeltliche Minor-Updates, für Updates auf eine neue Major-Release ist wieder eine Lizenz fällig)
* Support kostenpflichtig (ist allerdings alles bestens Dokumentiert, habe ich noch nie benötigt).
* OCR-Erkennung, Volltextindizierung, export als PDF/A, Vorlagen, Office-Plugin, virtueller Drucker zum Archivieren, automatische Dokumentenerkennung, ...

EcoDMS kann sicher mehr als du brauchst, aber man muss ja nicht alles verwenden und wird hier auch nicht von der Komplexität erschlagen. Ist vielleicht einen Versuch Wert. Einziger Wermutstropfen für dich: Ablage in einer Datenbank

GrĂĽĂźe
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Re: Suche gutes Dokumentenmanagementsystem

Beitragvon derFlo » Do 11 Aug, 2016 06:41

Ich wĂĽrde dir empfehlen, gerade bei einem Dokumentenmanagementsystem, das wirklich langfristig im Einsatz sein wird und wohl auch als kiritische INfrastruktur angesehen werden kann, auf einen etablierten Anbieter zu setzen. Nur so kannst du dir sicher sein, dass das Programm auch langfristig unterstĂĽtzt und weiterentwickelt werden kann.

Das Problem, dass die "Ablage" in eine Datenbank stattfindet sehe ich eigentlich nicht als Problem - warum sollte es dabei zu Kompatibilitätsproblemen kommen? Eine Datenbank ist noch immer flexibler, als jedes Dateiformat (gerade auf ~20 Jahre und mehr gesehen).

Starvirus hat geschrieben:Ich habe ein paar schon gefunden nur meistens sind die sehr spärlich mit den Funktionen und kompliziert oder sie sind einfach zu Übertrieben mit Prozessmanagement, Zugriffsstruktur usw.


Ich bin mir auch gar nicht sicher, ob du für deinen Einsatzzweck ein wirkliches DMS brauchst - bei dir gehts wohl eher in Richtung einer komfortableren Dateiablage, die du wohl mit (beispielsweise) MS Sharepoint abbilden könntest.
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Re: Suche gutes Dokumentenmanagementsystem

Beitragvon Starvirus » Do 11 Aug, 2016 07:33

@kabufzk
EcoDMS hab ich mir angesehen auf die schnelle aber muss mir das noch mehr ansehen.

@derFlo
Ja das ist ja mein Thema die Langfristigkeit, darum habe ich auch nicht soviel Freude mit Datenbanken. Man ist immer wieder an wen gebunden um hier irgendwas rauszubekommen. Index in der Datenbank ja das ist klassisch aber die Dokumente selbst wären mir in einem Standardformat lieber.
Sharepoint habe ich auch schon gespielt mit dem Gedanken nur ist der doch etwas fĂĽr eine andere Verwendung gedacht sprich Teamarbeit usw.
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Re: Suche gutes Dokumentenmanagementsystem

Beitragvon derFlo » Do 11 Aug, 2016 09:44

Starvirus hat geschrieben:@derFlo
Ja das ist ja mein Thema die Langfristigkeit, darum habe ich auch nicht soviel Freude mit Datenbanken. Man ist immer wieder an wen gebunden um hier irgendwas rauszubekommen. Index in der Datenbank ja das ist klassisch aber die Dokumente selbst wären mir in einem Standardformat lieber.
Sharepoint habe ich auch schon gespielt mit dem Gedanken nur ist der doch etwas fĂĽr eine andere Verwendung gedacht sprich Teamarbeit usw.


Auch fĂĽr Datenbanken geht es wieder um die Langfristigkeit. Wennst ein DBMS nimmst, das lange
Wobei: Eigentlich sollte das Originaldokument sowiso abgelegt werden - die Dokumente müssen unveränderbar abgelegt und somit auch rechtlich bindend dauerhaft archiviert werden. Da würde ich dir ohnehin empfehlen, einen Juristen hinzuzuziehen, wenn du das wirklich sinnvoll und rechtlich sicher machen willst (gerade wenns um Rechnungen&Co geht).

Kommt halt ganz darauf an, was du genau damit machen willst. Wennst nur 0815-Dokumente ablegen willst, reicht auch ein Sharepoint. Für alles andere wäre wohl ein DMS besser.

Mir ist schon klar, dass Sharepoint eigentlich andere Verwendungszwecke hätte, mit dem richtigen Fachwissen kann allerdings auch Sharepoint fast zur "eierlegenden Wollmilchsau" werden ;)
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Re: Suche gutes Dokumentenmanagementsystem

Beitragvon FranzAh » Mi 28 Sep, 2016 12:35

Brauchst Du tatsächlich ein DMS? Klingt für mich so, als wäre ein normales indexieren der Files ausreichend.

Wenn Du nen MAC hast, kannst Du die Files danach ja dann bequem per Finder suchen & finden. Ähnlich verhält es sich inzwischen ja bei Windows.

Ansonsten wirf mal nen Blick zu Cashy in den Blog, da habe ich sehr viel zu dem Thema mitnehmen können (v.a. in der Diskussion in den Kommentaren) z.B. http://stadt-bremerhaven.de/papierloses ... i-mir-aus/
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